2013年事業(yè)單位招聘考試文秘專業(yè)知識(shí)大全

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　　文秘專業(yè)知識(shí)

　　第一章秘書(shū)工作概述

　　第一章秘書(shū)工作概述

　　命題熱點(diǎn)導(dǎo)讀

　　秘書(shū)工作概述秘書(shū)工作的內(nèi)容和作用秘書(shū)工作的內(nèi)容

　　秘書(shū)工作的作用

　　秘書(shū)工作的性質(zhì)和職能秘書(shū)工作的性質(zhì)

　　秘書(shū)工作的職能

　　秘書(shū)工作的特征與規(guī)律秘書(shū)工作的特征

　　秘書(shū)工作的規(guī)律

　　秘書(shū)工作的基本原則與要求秘書(shū)工作的基本原則

　　秘書(shū)工作的基本要求

　　秘書(shū)工作的運(yùn)行與管理秘書(shū)工作的組織形式與工作方式

　　秘書(shū)工作的管理措施與制度要求

　　考點(diǎn)知識(shí)精講

　　第一節(jié)秘書(shū)工作的內(nèi)容和作用

　　由于機(jī)關(guān)級(jí)別和類型不同，秘書(shū)工作內(nèi)容也不盡相同。級(jí)別層次高的機(jī)關(guān)，秘書(shū)工作內(nèi)容廣泛，分工細(xì)致，各項(xiàng)工作的專門化特色比較明顯；而在基層單位，秘書(shū)工作任務(wù)繁重，但是人員編制少，分工不細(xì)致，因此，秘書(shū)人員又具有“多面手”的特點(diǎn)。

　　本節(jié)將全方位介紹我國(guó)黨政機(jī)關(guān)秘書(shū)工作的基本內(nèi)容和作用。

　　一、秘書(shū)工作的內(nèi)容

　�。ㄒ唬┟貢�(shū)工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)者的工作內(nèi)容

　　1.機(jī)關(guān)辦公廳（室）的基本任務(wù)

　　辦公廳（室）屬于秘書(shū)工作部門，是機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。它的出現(xiàn)是秘書(shū)工作發(fā)展的必然結(jié)果。中外領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人都設(shè)置辦公廳或辦公室。它的主要任務(wù)是協(xié)助它所直屬的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)完成各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)工作，尤其是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和實(shí)施決策服務(wù)。

　　辦公廳（室）的任務(wù)主要分為兩大部分：一是政務(wù)服務(wù)，包括辦文、辦會(huì)、文檔管理、代擬文稿、綜合協(xié)調(diào)等，這就是人們通常所說(shuō)的秘書(shū)工作；二是事務(wù)服務(wù)，主要是后勤服務(wù)保障工作。

　　2.秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳（室）主任的基本任務(wù)

　　秘書(shū)長(zhǎng)和辦公廳（室）主任兼有秘書(shū)工作領(lǐng)導(dǎo)人和秘書(shū)人員的雙重身份。根據(jù)1951年中央人民政府批準(zhǔn)頒發(fā)的《政務(wù)院關(guān)于各級(jí)政府秘書(shū)長(zhǎng)和不設(shè)秘書(shū)長(zhǎng)的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的決定》，各級(jí)政府機(jī)關(guān)的秘書(shū)長(zhǎng)或辦公廳主任主要承擔(dān)以下任務(wù)：第一，協(xié)助首長(zhǎng)綜合情況、研究政策、推行工作；第二，協(xié)助首長(zhǎng)密切各方面的工作關(guān)系；第三，協(xié)助首長(zhǎng)掌管機(jī)關(guān)內(nèi)部的統(tǒng)一戰(zhàn)線工作；第四，協(xié)助首長(zhǎng)掌管保密工作；第五，協(xié)助首長(zhǎng)掌管機(jī)要工作；第六，主持日常行政事務(wù)（包括公文處理、會(huì)議組織、檢查和督促政府決議的執(zhí)行等事項(xiàng)）；第七，掌管機(jī)關(guān)事務(wù)工作。

　　因此，秘書(shū)長(zhǎng)和辦公廳主任的工作任務(wù)，可以總結(jié)為“既要參與政務(wù)，又要掌管政務(wù)”兩個(gè)方面。而其中第一至第五項(xiàng)工作是需要協(xié)助首長(zhǎng)完成的，具有明顯的參與政務(wù)性質(zhì)；而第六、七項(xiàng)工作則主要是掌管機(jī)關(guān)日常事務(wù)，具有明顯的事務(wù)性特色。政務(wù)院的這些規(guī)定，雖然是針對(duì)我國(guó)秘書(shū)工作高層領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)而言的，但是卻為全國(guó)秘書(shū)部門應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的主要工作內(nèi)容確定了基本格局。

　　(二）秘書(shū)工作的主要內(nèi)容

　　1.擬定、辦理公文

　　擬定公文是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者意圖和領(lǐng)導(dǎo)班子的決定精神起草公文或在領(lǐng)導(dǎo)者主持、指導(dǎo)之下，起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿。

　　擬定公文是秘書(shū)工作的傳統(tǒng)職能。現(xiàn)代社會(huì)，擬定公文更成為秘書(shū)工作的一項(xiàng)極其重要的日常工作。因?yàn)楣�文具有發(fā)布政令、傳達(dá)意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，秘書(shū)人員應(yīng)該以高度的責(zé)任心對(duì)待。

　　辦理公文簡(jiǎn)稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進(jìn)行的全部工作，反映了公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部處理的全過(guò)程。

　　辦理公文是秘書(shū)工作中一項(xiàng)最基本的工作內(nèi)容，大致可以分為發(fā)文處理和收文處理兩類。其中，發(fā)文過(guò)程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發(fā)、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié)；收文過(guò)程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié)。在日常工作的發(fā)文和收文過(guò)程中，秘書(shū)人員都要按照黨和政府頒布的公文處理?xiàng)l例、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)辦理，做到分工合理、責(zé)任明確，確保公文處理過(guò)程的嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效，為公文發(fā)揮應(yīng)有的效能創(chuàng)造條件。

　　2.辦理組織會(huì)務(wù)

　　辦理組織會(huì)務(wù)簡(jiǎn)稱辦會(huì)，是指機(jī)關(guān)秘書(shū)部門或臨時(shí)設(shè)立的會(huì)議秘書(shū)機(jī)構(gòu)辦理與會(huì)議有關(guān)的各類具體事務(wù)，目的是為領(lǐng)導(dǎo)人開(kāi)好會(huì)議做會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后的各種綜合輔助性服務(wù)。辦會(huì)過(guò)程中應(yīng)主要做好以下工作：一是會(huì)議議題的協(xié)調(diào)與安排，應(yīng)與各方面協(xié)調(diào)聯(lián)系，將會(huì)上討論決定的事項(xiàng)預(yù)先整理形成文件形式后，再將其中已經(jīng)立題的成熟文件交給主管領(lǐng)導(dǎo)，決定是否提交會(huì)議討論；二是會(huì)議的統(tǒng)籌安排，即從整體上安排好會(huì)議的各項(xiàng)方面事宜，如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參加人員、會(huì)場(chǎng)布置等；三是會(huì)議文件材料的印發(fā)、傳遞、清退、立卷、歸檔等；四是會(huì)議期間的各項(xiàng)服務(wù)；五是會(huì)議善后工作，如整理會(huì)議記錄、編寫(xiě)簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要、督促檢查會(huì)議決策的落實(shí)等。

　　3.調(diào)查研究工作

　　調(diào)查研究工作是指圍繞中心工作，針對(duì)當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和急需解決的有關(guān)問(wèn)題，調(diào)查了解相關(guān)情況，并進(jìn)行分析研究，寫(xiě)出調(diào)查報(bào)告呈交給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人。這是發(fā)揮秘書(shū)工作的參謀、助手職能，直接為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。

　　每一項(xiàng)調(diào)查研究均應(yīng)做好調(diào)查準(zhǔn)備、調(diào)查實(shí)施和調(diào)查總結(jié)收尾這三個(gè)階段的工作。其中，準(zhǔn)備階段應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求確定調(diào)查題目，擬制提綱；實(shí)施階段要注意選準(zhǔn)調(diào)查研究對(duì)象，采用多種方式，廣泛搜集、認(rèn)真整理、深入研究調(diào)查得來(lái)的材料；總結(jié)收尾階段就是對(duì)調(diào)查研究工作進(jìn)行整體分析，在以前階段工作的基礎(chǔ)上，寫(xiě)出調(diào)查報(bào)告。

　　4.信息處理工作

　　秘書(shū)信息處理工作是指按照黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的要求，采集與處理信息，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策和實(shí)施決策服務(wù)的一項(xiàng)工作。凡是領(lǐng)導(dǎo)工作中要掌握的各種動(dòng)態(tài)、情況以及實(shí)際工作領(lǐng)域中帶有苗頭性、傾向性的問(wèn)題，都需要收集并及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)部門。

　　開(kāi)展信息處理工作首先要建立和健全信息網(wǎng)絡(luò)，這是搞好信息處理工作的基礎(chǔ)；其次要建立一支德才兼?zhèn)�、思路開(kāi)闊、反應(yīng)敏捷，具有較強(qiáng)的觀察和分析問(wèn)題能力的信息員隊(duì)伍；最后要實(shí)現(xiàn)信息處理工作手段的現(xiàn)代化，以便快速傳遞和處理信息。開(kāi)展信息處理工作應(yīng)確保信息的收集、加工、存儲(chǔ)、輸出、反饋等基本環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。

　　5.溝通協(xié)調(diào)工作

　　對(duì)秘書(shū)工作而言，溝通協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容極為廣泛，依據(jù)協(xié)調(diào)對(duì)象劃分，有對(duì)上的協(xié)調(diào)（即對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者之間和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)之間的協(xié)調(diào)）、對(duì)下的協(xié)調(diào)、同級(jí)之間的協(xié)調(diào)、上下級(jí)雙方的協(xié)調(diào)、同屬部門的協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)等，而其中最常見(jiàn)的是業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)，如會(huì)議協(xié)調(diào)、公文活動(dòng)協(xié)調(diào)、事項(xiàng)協(xié)調(diào)等�？傊�，凡是與領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作有關(guān)事項(xiàng)的協(xié)調(diào)，均屬于秘書(shū)工作的業(yè)務(wù)范圍。開(kāi)展秘書(shū)協(xié)調(diào)工作時(shí)，可以利用的方式有電話協(xié)調(diào)、送文上門協(xié)調(diào)、請(qǐng)人進(jìn)門協(xié)調(diào)、登門拜訪協(xié)調(diào)、召開(kāi)會(huì)議協(xié)調(diào)等。

　　6.信訪接待工作

　　信訪接待工作是處理群眾來(lái)信和接待群眾來(lái)訪工作的總稱，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的秘書(shū)工作的一項(xiàng)經(jīng)常性的重要工作。收到群眾來(lái)信，要及時(shí)拆封，認(rèn)真閱讀，做好摘記，準(zhǔn)確交辦，按“分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口辦理”的原則妥善處理或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理。有群眾來(lái)訪時(shí)，要熱情接待，認(rèn)真聽(tīng)記，恰當(dāng)處理。

　　7.監(jiān)督檢查工作

　　監(jiān)督檢查工作的主要內(nèi)容分為三個(gè)方面，即對(duì)黨的路線、方針、政策和黨政機(jī)關(guān)工作部署落實(shí)情況的督促檢查；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人批辦事件承辦情況的督促檢查；對(duì)文件和會(huì)議事項(xiàng)的督促辦理。監(jiān)督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實(shí)地調(diào)研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。

　　8.公務(wù)接洽工作

　　公務(wù)接洽工作是指辦理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、平行單位、下級(jí)組織與本機(jī)關(guān)聯(lián)系公務(wù)事宜的接洽工作。這是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體均不可缺少的一項(xiàng)工作，是作為機(jī)關(guān)“窗口”的秘書(shū)工作經(jīng)常性的重要工作內(nèi)容，主要包括：承辦處理各機(jī)關(guān)單位直接派人或通過(guò)電話形式來(lái)本機(jī)關(guān)商洽或聯(lián)系的公文事宜，有協(xié)助聯(lián)絡(luò)公務(wù)，安排領(lǐng)導(dǎo)人接見(jiàn)，答復(fù)詢問(wèn)，落實(shí)承辦單位，解決來(lái)訪者食宿、交通等事項(xiàng)。為確保公務(wù)接洽工作的順利進(jìn)行，秘書(shū)人員應(yīng)做到忠于職守、認(rèn)真執(zhí)行交接班制度和請(qǐng)示報(bào)告制度，做好值班日記和電話記錄。同時(shí)，還應(yīng)熟悉領(lǐng)導(dǎo)者情況，與有關(guān)部門保持密切聯(lián)系。此外，還應(yīng)善于處理人際關(guān)系。

　　除上述之外，秘書(shū)工作還包括管理日常事務(wù)、機(jī)要保密、文書(shū)立卷與歸檔、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)安排、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事項(xiàng)等。在日常工作中，秘書(shū)工作人員均應(yīng)以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，保質(zhì)保量，切實(shí)做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作和任務(wù)。

　　二、秘書(shū)工作的作用

　　秘書(shū)工作在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)工作中，只有負(fù)責(zé)管理日常事務(wù)的責(zé)任和義務(wù)，沒(méi)有決定權(quán)和指揮權(quán)。但是，由于其所處的特殊地位及其所承擔(dān)的重要工作，決定了其具有下述作用：

　�。ㄒ唬┙ㄗh參謀作用

　　這方面的作用主要表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)決策的過(guò)程中。首先，秘書(shū)工作人員需要在決策的準(zhǔn)備階段做好調(diào)查研究工作，整理相關(guān)信息和資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)；其次，在進(jìn)行實(shí)施方案的選擇過(guò)程中，秘書(shū)人員可以根據(jù)所掌握的信息和資料進(jìn)行分析研究，并憑借自己的經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)者提供有參考價(jià)值的材料、建議或方案；最后，在領(lǐng)導(dǎo)制定決策后，對(duì)于如何實(shí)施決策以及決策實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的一系列新情況、新問(wèn)題應(yīng)如何處理，秘書(shū)人員也可提供參考意見(jiàn)或反饋信息。除了為領(lǐng)導(dǎo)者的決策發(fā)揮建議參謀的作用之外，秘書(shū)人員在擬寫(xiě)文件、提供辦事和辦會(huì)預(yù)案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運(yùn)用自己的聰明才智，努力發(fā)揮為領(lǐng)導(dǎo)者提供建議和參謀的作用。

　�。ǘ�）事務(wù)助手作用

　　秘書(shū)人員所起的事務(wù)助手作用更多的是指秘書(shū)人員輔助領(lǐng)導(dǎo)做好決策工作以外的具體事務(wù)性工作，使領(lǐng)導(dǎo)者有更多的時(shí)間和精力主抓大政方針問(wèn)題，做好科學(xué)決策事項(xiàng)。秘書(shū)工作的助手作用主要體現(xiàn)在下列各方面的工作：一是做好日常的文書(shū)處理、會(huì)務(wù)和檔案管理工作；二是做好文件信息的加工篩選工作；三是做好領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作；四是做好公務(wù)接洽、信訪接待和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排工作；五是做好領(lǐng)導(dǎo)人某些必要的生活服務(wù)工作等。此外，秘書(shū)人員還應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮主動(dòng)性，積極做好各方面的服務(wù)工作，爭(zhēng)取成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。

　�。ㄈ�）中心樞紐作用

　　每一個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都擁有一套指揮管理系統(tǒng)。而秘書(shū)工作部門則正處于這套系統(tǒng)的中樞位置，發(fā)揮著其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領(lǐng)導(dǎo)集體或者領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的決策、指示，都要通過(guò)秘書(shū)工作傳遞給實(shí)施單位。因此，秘書(shū)工作是否健全完善，其工作是否運(yùn)轉(zhuǎn)自如，直接關(guān)系到機(jī)關(guān)工作能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，必須充分發(fā)揮好秘書(shū)工作部門的中心樞紐作用，真正做到“上情下達(dá)，下情上達(dá)”。

　�。ㄋ模┙y(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用

　　統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作是秘書(shū)工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是秘書(shū)工作的一項(xiàng)重要職能，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。決策前，領(lǐng)導(dǎo)者大都責(zé)成秘書(shū)人員對(duì)于要決策的問(wèn)題組織或協(xié)同有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)研論證；決策后，秘書(shū)人員還要協(xié)同相關(guān)部門做好信息反饋工作，調(diào)查各有關(guān)實(shí)施單位對(duì)于決策的具體落實(shí)情況，保持工作運(yùn)行的暢通。第二，對(duì)于日常工作中難以解決的重要問(wèn)題，秘書(shū)人員還要秉承領(lǐng)導(dǎo)思想同時(shí)協(xié)調(diào)各方力量，抓緊解決和落實(shí)。第三，在日常辦文、辦會(huì)、辦事過(guò)程中，哪些環(huán)節(jié)出現(xiàn)矛盾，一般均需要秘書(shū)人員按照領(lǐng)導(dǎo)的指示同各方協(xié)調(diào)關(guān)系，促進(jìn)決策的落實(shí)。

　�。ㄎ澹┬蜗蟠翱谧饔�

　　在日常工作和各種交往中，秘書(shū)人員需要經(jīng)常代表機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人出面，例如內(nèi)外聯(lián)系、洽商公務(wù)、群眾信訪、迎來(lái)送往等事宜均需要由秘書(shū)出面完成。而對(duì)外行文、組織會(huì)議、安排領(lǐng)導(dǎo)人的公務(wù)活動(dòng)，更是秘書(shū)形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個(gè)機(jī)關(guān)的形象及其工作面貌、工作作風(fēng)、領(lǐng)導(dǎo)者的形象等都與秘書(shū)工作的形象窗口作用有著非常密切的聯(lián)系，秘書(shū)人員在日常工作和生活中要堅(jiān)決抵制“門難進(jìn)、臉難看、話難聽(tīng)、事難辦”的官僚主義作風(fēng)和習(xí)氣。

　　秘書(shū)工作的性質(zhì)和地位決定了秘書(shū)工作是機(jī)關(guān)工作中各種信息的主要集散地，因此，秘書(shū)工作成為方便領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的“信息庫(kù)”和“資料庫(kù)”，隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)者提供信息咨詢和服務(wù)。因此，秘書(shū)人員常常需要主動(dòng)進(jìn)行調(diào)查研究工作，及時(shí)地采集和收錄各種有用信息，向領(lǐng)導(dǎo)提供需要了解和掌握的各種動(dòng)態(tài)信息，做好領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)輔助和服務(wù)工作。

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