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一、通知簡介
通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),批 轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。其特點(diǎn)是:1.應(yīng)用范圍的廣泛性。在所有公文中,通知的應(yīng)用范圍最為廣泛,無論哪一級別黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位都可以使用該種公文。2.較強(qiáng)的時(shí)效性。通知的事項(xiàng)都是要求在一定時(shí)期內(nèi)應(yīng)知或應(yīng)辦的。3.告知性。通知 的主要作用在于告知主送機(jī)關(guān)有關(guān)事項(xiàng)并按照內(nèi)容去辦理具體事務(wù)。4.寫作內(nèi)容的靈活性。既可以內(nèi)部發(fā)文,也可以張貼公 開。
二、通知的分類和寫作技巧
按照內(nèi)容和用途,可分為發(fā)布性通知、指示性通知、知照性通知和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。
1.發(fā)布性通知
這種通知用于發(fā)布規(guī)范性文件、下達(dá)計(jì)劃和印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話等。
發(fā)布性通知的正文結(jié)構(gòu)簡單,篇幅短,一般只寫明發(fā)布對象名稱及執(zhí)行要求,如“現(xiàn)發(fā)布《XXXX》,自XXXX年XX月X日起施行”或“現(xiàn)將《XXXX》印發(fā)給你們,請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”。
2.指示性通知
這類通知用于向下級機(jī)關(guān)指示、部署工作任務(wù)。正文的結(jié)構(gòu)包括通知緣由、通知事項(xiàng)和執(zhí)行要求三部分。開頭要明確交代制發(fā)通知的政策法規(guī)依據(jù)或事實(shí)依據(jù),以概括簡練的語言,說明行文的必要性。主體部分寫指導(dǎo)思想、任務(wù)、要求、方法和步驟等,一般采用并列式結(jié)構(gòu),概括該項(xiàng)內(nèi)容。結(jié)尾對通知精神加以強(qiáng)調(diào),提出貫徹實(shí)施要求。
3.知照性通知
這類通知用于一些不需要直接執(zhí)行或辦理的 事項(xiàng)。該通知主要起交流情況、傳遞信息的作用,發(fā)送對象較廣泛,對下級、平級機(jī)關(guān)均可 發(fā)送。
4.轉(zhuǎn)發(fā)性通知。
這類通知適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文或批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文。
這種通知的正文都比較簡短,是針對被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文所加的按語。其結(jié)構(gòu)有兩種形式:一種與發(fā)布性通知相似,只需寫明被轉(zhuǎn)發(fā)文件名稱和執(zhí)行要求即可。另一種篇幅較長,除上述內(nèi)容外,還要再加上轉(zhuǎn)發(fā)批示,批示要緊扣被轉(zhuǎn)發(fā)文件內(nèi)容,作出分析評價(jià),提出執(zhí)行要求和注意事項(xiàng)。
撰寫轉(zhuǎn)發(fā)性通知還應(yīng)注意以下幾點(diǎn):(1)此類通知正文后不必標(biāo)注“附件”說明。(2)行政公文中被轉(zhuǎn)發(fā)批 轉(zhuǎn)的公文不添加書名號。(3)為避免標(biāo)題出現(xiàn)“關(guān)于的關(guān)于”,“通知的通知”之類的贅語,可將“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”前面的介詞“關(guān)于”省略,不出現(xiàn)被轉(zhuǎn)發(fā)文件名稱,只標(biāo)明其文號。
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